2010-08-03

運用知識管理原則增進跨功能團隊的績效表現

過去有許多研究指出跨功能團隊如何增進組織的效益與效率,降低資源重複投入的浪費,但是少有研究提及知識管理在跨功能團隊運作上扮演的角色。然而,跨功能團隊及知識管理在組織中其實處理著類似的問題,都是希望透過一些人員或資訊的重組,達成一加一大於二的綜效。而且知識的傳播並不會依循報酬遞減法則(the law of diminishing return),意即知識的效用往往可隨著傳播與分享的深度、廣度而增加。因此,本文將討論如何以系統化的方式,運用知識管理的原則,在成本、時效與品質上改善跨功能團隊績效表現。

過去知識管理的研究多採用四支柱取向(four-pillar approach),考慮領導、組織、科技以及學習力。同樣的思考架構似乎也可以應用到跨功能團隊的身上。以下亦以領導、組織、科技以及學習力考慮在企業組織中推動跨功能團隊所需要注意的重點:

領導
組織內的領導階層應盡力促使組織內的知識分享,以「克服抗拒改變」與「消除溝通障礙」為目的,把不同單位的人放在一起,獎勵分享,勿強迫,培養組織內學習與鼓勵實驗的情境,如此將可提升未來組成跨功能團隊時的效率與效益。

組織
理想上組織的架構不應阻礙訊息與知識的傳遞,然而傳統上依功能或任務架構的組織對於創新與面對變化較弱,因為傳統組織架構的方式是以工作任務、功能區分,較不利於訊息溝通與決策速度,根據相關研究,扁平而有彈性的組織對於創新與面對變化的反應相對較快。因此,適度調整企業組織架構,使其有利於訊息與知識的傳遞,應可提高跨功能團隊運作時的效率與效益。

科技
科技是知識管理與跨功能團隊的推動落實者。配合適當的科技技術能更加落實跨功能團隊組成的目標任務。

學習
跨功能團隊的學習能力取決於組織的學習氛圍,而組織學習氛圍的營造是需要領導團隊的發起與帶動的。

根據過去知識管理相關研究結果,發現要同步大規模的在組織中推展知識管理的專案是相當困難的,大部分成功推動的知識管理都是先以小規模專案,採取類似跨功能團隊的方式展開,之後再逐漸推行至整個組織。總括而言,跨功能團隊有助於組織面對瞬息萬變的外在環境與顧客需求,而知識管理與分享對於跨功能團隊運作的效益與效率是相當重要的。

資料來源:Applying knowledge management principles to enhance cross-functional team performance. Journal of Knowledge Management, Vol.8 No.3 2004, pp.127-142

資料整理:工研院產業學院 黃怡姿

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