2013-01-24

如何運用TTQS資源進行人力培訓-以經濟型多元就業方案為例(下)


針對經濟型多元就業方案機構如何運用導入TTQS資源進行人力培育訓練的注意事項,包括計畫(Plan)、設計(Design)、執行(Do)、查核(Review)、成果評估(Outcome) 五構面的注意事項,簡稱PDDRO,其中計劃(Plan)構面的注意事項,已於2012年第12期人才快訊中介紹,本文接續介紹設計、執行、查核、成果評估四個構面之注意事項。

1. 設計Design 的階段
訓練方案設計是連結訓練規劃與執行的重要環節為加強對訓練規劃(Plan)與執行(Do)之間的連結,TTQS特別強調訓練方案的設計(Design),構成所謂的PDDRO流程。對企業機構而言,訓練規劃與執行似乎比較熟練,共同的問題都出在訓練方案的設計。

設計構面評核第1項為:訓練需求相關的職能分析與應用,側重展現訓練單位有適當的分工及足夠的相關職能訓練,一般經濟型多元就業方案機構很難對其所屬工作職務職能分析,因而談不上應用。評核第2項為:訓練方案的系統設計,重點為展現訓練發展課程規劃時,有適當的訓練課程設計流程與展現適當的訓練方案產出,如訓練目標、訓練方法、課程時程安排、師資遴選、學員遴選條件、訓練教材、設施與環境、訓練評估方法…。也是在提醒要完成人力培訓所要的注意事項與準備重點。評核第3項為:利益關係人的參與過程,可能之主要利益關係人,如:受訓學員、客戶、部門主管、訓練部門人員、高階主管、講師或專家等。一般經濟型多元就業方案機構較不會重視利益關係人的參與,多鼓勵並要求要有紀錄才能協助多面項的考慮課程規劃流程與課程設計。評核第4項為:訓練產品或服務的採購程序及甄選標準,評核企業的展現課程設計時,有適當的流程進行師資(含內部講師)、教材或合格廠商評估選擇與訓練流程應有適當辦法進行評估、採購、簽約及後續管理作業。經濟型多元就業方案機構師資較偏內部,就算有外部師資屬義務支援為主,因此會提醒評核師資與教材的合適性。第5項為:訓練與目標需求的結合,要評核的重點在展現課程之設計產出符合訓練目標與訓練需求。也是提醒經濟型多元就業方案機構人員要有查核訓練目標與訓練需求的辨識能力,設計課程時需考量結合日後訓練評估的標準,以利訓後成效評估。

2. 執行Do 的階段
因為經濟型多元就業方案機構 在實施執行課程訓練,不如企業機構可支援辦訓人員較多且素質普遍較高,只能求項目整理清楚與紀錄完整 。如能藉由輔導機製協助展現教材評選作業流程與訓練目標之切合性,並注意教學方法與訓練目標之切合性。將促進受訓學員將課程所學運用於工作,才能發揮其經濟效益。如再能適當的獎勵與懲罰措施,促進訓練達個人、小組團隊及組織績效改善之成果。有助於提昇這些人員的工作能量,與持續改善的動力。

尤其在學習成果的移轉與運用更要費心注意安排與設計,如有外訓學習心得報告機制擴散學習效果,導引受外訓人員接能成為種子人員。再將訓練流程相關文件或記錄有適當的保存及建檔。如此能符合多元就業方案精神強化人力技能訓練,目標協助其在再就業。所以須告知單位既有人員與進用人員應盡的權利與義務。無論單位執行計畫有多忙碌,排定實施訓練時,要盡量排除困難按已規劃設計的時程與課程執行,並進行行程記錄。

3. 查核Review 的階段
一般經濟型多元就業方案機構在辦訓時會注意課後檢討與持續監控者較少,如何展現定期的課後檢討紀錄及適當的審查檢討改善機制,是如何協助機構的重點,藉由課後檢討紀錄應展現學員建議與回饋、訓練需求、訓練目標、訓練方法等之檢討。並整體訓練過程中,有持續監控且符合程序要求,並彙整結果進行定期(年度)審查。協助經濟型多元就業方案機構建立適當的程序辦法,訓練流程異常時,應有異常矯正的措施及部分異常處理紀錄及因應措施,必要時採取適當矯正措施防.多元單位的年度訓練計畫一定要在訓後進行 REVIEW,以檢視相關訓後成效與須改善之處。 開辦訓練人員需要就施訓成效與須改進處等留下相關結案報告等紀錄,以知識管理的方式將相關文件存檔,以避免多元單位進用人員更迭變換的影響。

4. 成果評估Outcome 的階段
大部分經濟型多元就業方案機構因先天資源或環境因素限制,在施訓評估上最多執行至L2 之學習評估(大部分為L1 之反應評估),然不要認定L3 之行為評估與L4之成果評估對多元就業方案機構過於困難,應該追求以L3行為評估 與L4之成果評估之等級來評估其自身所執行計畫的成效。才能對訓練的組織擴散效果部份應是多元單位能發揮的部份,以確保評估機制及執行確實且有績效,並宜將各種相關資料彙整完整以資佐證。期許經濟型多元就業方案機構高階人員認為訓練有達成人員能力提升,甚至認定可創造特殊績效或擴散效果。

結語
如果我們問經濟型多元就業方案機構有沒有辦過人力訓練,大多數一定會回答是有的,但問說訓練的效果好嗎?答覆可能不確定!再問說訓練的投資報酬率如何?恐怕沒有幾個會肯定告訴我們一個滿意的數字。人力資源理論已充分說明人力與人才的投資比物質資本投資更大,TTQS 的評核指標也提出企業主與HR 人員如何辦理有效益和效果的訓練,我們要共同努力的是激勵企經濟型多元就業方案機構高階人員包括董監事或理監事的企圖心;因為經濟型多元就業方案機構被要求達到的關鍵指標也要盈餘以求留下進用人員,多舉辦教育與宣導如何辦好訓練來提升機構的競爭力。

好的開始就是成功的一半。如果經濟型多元就業方案機構能藉由引進TTQS,以確保經濟型多元就業方案機構的辦訓目的,而有效協助機構提昇核心營運競爭力,可經由訓練品質評核系統,從計畫(Plan)、設計(Design)、執行(Do)、查核(Review)、成果評估(Outcome)等PDDRO五構面來評估辦訓能力及品質,以確保落實訓練的核心價值及目標。

在機構在進行進用人員的訓練發展規劃時,應非常清楚地了解:
1.為何要進行這些人員內部及外部訓練?
2.訓練目的到底是什麼?
3.人員到底缺少了那些職能?
4.現階段需進行訓練的人員是誰?
5.分別要訓練那些職能?
6.訓練如何規劃、設計及執行來完成訓練目標

當了解以上項目並完成培訓目標時,應再思考策略性人力資源管理系統的完整性及有效性,是否與經營績效真正連結,不是為了辦訓而培訓,而是真正的提昇人力品質,透過訓練方案設計以連結訓練規劃與執行,才是真正提昇人力資本的第一步,也是完整的一步,訓練進用人員再就業技能的效果會更好,讓訓練可以展現延伸成果,課後可以延伸適合的成果在計畫上,不斷地從人力資源管理系統角度來正向循環提昇機構營運競爭力。

作者:高苑科技大學 經營管理研究所 李劍志博士

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