2014-10-17

杜絕不良的績效管理習性

為回應員工對績效管理逐漸累積的不滿,已有多家如微軟(Microsoft)、奧多比(Adobe)等數個高知名度的企業,於近期放棄了正式的績效考核體系,改強調每日的溝通和回饋。

為什麼有這麼多企業與員工會反對傳統的績效管理?因他們的績效制度被不良習性所卡住。對於仍未準備放棄原有考核體系的組織,可運用以下幾個快速修復方法,克服這些不良的績效管理習慣。 

壞習慣1:將績效管理分隔於工作之外
快速修復:改變績效管理的意義
多數組織經常視績效管理是一種可與實際工作分離或獨立運作的事情,導致管理者與員工視其為一種行政工作,而非高績效的驅動力,因而表現出抗拒的行為。為了克服管理者和員工的恐懼心態,就需轉變管理者和員工對於績效管理的思維,以及它如何傳遞價值。 

為促成企業能實現這個轉變,可讓績效不佳的團隊進行個案分析的訓練。參與者對自己團隊進行問題分析,提出數十項解決策略。當課程引導師證明上述解決策略(如提供更多的回饋、設定清楚的期望目標)可落實於日常的績效管理時,驚訝的時刻就會發生。

而提供精準的評分等級和獎勵機制的作法對於問題解決並無太大的幫助。隨著這個練習,參與者明白有效的績效管理側重於日常的溝通和信任,而不是行政考核過程。也可理解績效管理是促成工作被達成,不再是工作之外的事情。 

壞習慣2:著重培訓錯誤的技能 
快速修復:為有效的績效管理技能奠定基礎
傳統的績效管理培訓,往往側重在協助同仁操作正規的行政績效考核制度,如「SMART」目標設定、軟體操作、期中期末晤談等,而非建立能帶領更高績效的習慣,例如開放的溝通,坦誠的回饋及信任。

「績效管理培訓」應專注於高影響力的培訓,員工應發展以下技能:
  • 闡明組織的使命,及每位員工的工作貢獻。
  • 提供明確的期望和協同工作,解決問題。
  • 鼓勵團隊成員間,能提供誠實、坦率,與及時的意見回饋。
  • 創建具有挑戰性的經驗,發展新的技能。
管理者和員工培訓過程中,接受培訓工具和策略設定的訓練,及透過同儕諮詢討論與誠實回饋,以克服障礙,並將培訓的技能應用到工作,如此培訓的影響就能提高。 

壞習慣3:培訓結束時學習也跟著終止 
快速修復:將良好習慣嵌入組織的DNA 
若培訓結束後沒能運用所學,習得的新技能效果將逐漸消失。培訓的關鍵要件,是提供員工有關如何設定期望,與提供回饋的新傳達方式,並堅持將這些新的行為納入每天的日常活動中。 

當受訓員工們回到工作崗位,可運用些許輔助工具與提示表,協助其持續學習。如此在啟動新工作任務時,就能感受到效果。又如管理者可運用診斷效能的工具,瞭解員工業績不佳的原因。

另也可週期性地辦理「午餐會報」的團體討論會,相互提供同儕討論議題,並相互給予回饋。可能的討論主題:
  • 幫助員工在有限資源下,控管工作負擔與任務的優先順序。
  • 在職涯經驗尋找有意義的發展機會。
  • 當面對阻礙與抵抗時,可提供強而有力的回饋。
新習慣的養成,需要堅持不斷的評估和改進。典型的績效管理通常尋求解決如評估表是否準時交付?什麼是合適評估程序?員工對獲得的培訓滿意嗎?等類似問題。

評估訓練後的行為改變才是有意義的評估,如可在培訓後,透過簡易的調查,檢視管理者和員工能否將所學應用於實際工作中,或要求管理者和員工,觀察訓練後數月,關鍵行為的改變程度。例如可詢問管理者多久:
  • 與運作中的工作團隊,溝通清楚的願景和執行策略。
  • 確認員工對工作任務的期待與如何定義成功。
  • 協同工作,幫助解決難題。
  • 提供規律、非正式,及每日的回饋,協助員工有更好的表現。
  • 提供延伸的任務,促進員工提高技能、成長與進步。
以上調查結果,有助於確定何者是需要額外的培訓和指導,並能提供管理者何需改善的重要回饋。

資料來源:” Breaking Bad Performance Management Habits” ,training, August 6, 2014. http://www.trainingmag.com/breaking-bad-performance-management-habits 

資料整理:陳慧珊/工業技術研究院產業學院副研究員

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