2017-08-10

善用輪調機制,協助員工進行職涯規劃

大部分的顧問或是職涯規劃專家,都是在談如何協助個人進行職涯規劃,讓自己可以確認自己未來的發展動向與目標,進而打造成功人生,不過往往的結局就是,當某一位員工自行或是由公司安排相關培訓課程或是輔導機制後,反而讓員工覺得自己應該追尋更好的機會,或是不要浪費時間在同一公司,造成該企業的離職率高升,因此可以發現『職涯規劃』這四個字往往是各企業人資單位心中的『禁忌』話題。

其實,與其閉口不提,不如好好正視這個問題,因為隨著時代的轉變,現代職場工作者,工作的價值觀已經與以往有很大的不同,不再為五斗米折腰,為了一份薪水可以忍氣吞聲受氣,或是虛待光陰等待每月月初或月底領薪,往往個人效力的不是主管或公司,而是個人的專業與興趣。

因此,仔細觀察與統計各公司的員工離職數據,可以發現通常員工年資在三年內都是屬於離職高峰期,如果是一年內離職還可以說是因為員工不適應的緣故而離開,如果員工在同一家公司工作兩到三年還離開,那麼其背後原因就可以好好討論了,其中想要看看外面不同的世界,或是想要做些不一樣的事情,往往是許多年輕員工離職的主因。

也許公司可以好好重視此一議題,因為如果一個對於公司熟悉又表現不錯的人離開,對於公司的戰力損失可說是不小,與其讓這些年輕有潛力的員工到其他公司或是競爭同業那邊發展,不如在內部建立一個有制度化的輪調機制,讓員工可以爭取自己想要做的事情,反而可以留才與協助員工進行在公司內的職涯發展規劃兼具,建議作法如下:

一、建立各職位所需要職能清單

輪調制度的建置看起來簡單,但是實際操作起來,必須要要完整的配套機制,才能讓制度順利推動,首要之務,就是由人資單位先針對內部各職位之專業職能,進行盤點,確認每個職位所需要的能力為何,同時在內部可以將相關資料公開,讓有意願輪調去相關單位之員工可以事先了解,各職位所需要的能力,並衡量本身能力差距,以決定是否有輪調意願,畢竟遠遠看總是較為美好,唯有協助員工仔細了解,才能避免錯誤認知出現。

二、建置公司人才庫系統資料庫

其次,當各職位之專業職能建立後,接下來要做的就是各職位現職員工的能力調查,也就是所謂的員工內部履歷表建置,建議調查的資料包含:學經歷、曾經研修課程與時數、內部執行過的專案、其他才藝…等,越詳細完整越好,將完整資料輸入電腦後,透過資料比對來了解員工有那些技能與專長,主動提供相關資料給予各單位主管,作為內部員工招募的參考。

最簡單的資料可以透過Excle或是Access來建置,如果想要更完整、容易可以搜尋的系統,建議可以向外購置相關套裝軟體,或是自行開發人才庫系統平台。

三、定期舉辦員工輪調意願調查

上述做法完成後,接下來就要開始展開員工輪調意願調查的作業,合宜的做法為每年進行輪調意願調查一次,了解員工期待未來有機會輪調時,哪個單位是其第一志願、第二志願、甚至是第三志願,作為未來輪調之參考依據,同時也協助員工好好思考未來想要到哪個單位進行歷練,在進行相關調查時,必須要與員工溝通清楚,此調查僅作為未來輪調之參考,並非絕對保證輪調到第一志願。

此外,建議相關調查在進行時,不要透過主管來轉交資料或是讓主管閱讀到員工的期待,避免因此產生員工因為擔心被主管秋後算帳,或是主管想要干預員工志願填寫的情況發生,輪調意願調查表最好是由人資單位統一收發。

四、設計內部輪調機制作業辦法

在進行員工輪調意願調查時,人資單位應該同時設計內部輪調機制作業辦法,作為依法施行的依據,通常內部輪調機制作業可以分為被動與主動,所謂的被動指的是,如果員工在幾年內都沒有異動過單位或是職位,就必須要求強制輪調,一方面避免在同一職位待太久的弊端產生,另外一方面可以藉此培養員工的第二或是第三專長,通常強制輪調的時間,會依每家公司需求而不同,通常會搭配人才庫資料進行相關作業。

而主動則指的是,將職缺內部公開招募作業常態化,只要內部有相關職務出缺時,會在內部公告,優先讓有意願的人可以進行內部面試與甄選,或是由用人單位主管,透過人才庫所列出合適內部人才資料,主動進行內部獵才與諮詢。

五、教育訓練輔助輪調機制推動

最後,當輪調機制在內部已經確認可執行時,教育訓練就可以作為新進員工招募與既有員工留才的利器。

對於新進員工而言,可以強調在公司的多元發展,如果現在還不確定自己要什麼沒關係,只要先做好本身現有工作,待熟悉相關業務並表現不錯後,若想要嘗試新的領域發展,在公司內部未來有機會轉往其他單位挑戰;對於既有員工而言,可以協助員工透過教育訓練,進行個人職涯發展規劃,教育訓練舉辦的課程除了可以深化現有職務之能力外,另外可以開發輪調到各單位應該具備之職能課程,協助員工利用工作之外的時間,培養第二、第三專長,墊高公司內部人才之深度與廣度,儲備各職位之板凳深度。

說真的,要期待員工在同一個單位或是職位要做一輩子,已經是很難的事情,與其讓好不容易培養的員工因為個人職涯規劃因素而離開公司,不如讓他可以在內部尋找到工作的第二春不是更好,不是嗎?

 作者:盧冠諭 / 行知學思公司執行長兼企業專職講師

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